Возможность печати полиграфической продукции с переменными данными в каждом экземпляре тиража, с сохранением неизменности свойств общих текстовых и графических элементов принято называть персонализацией.
Печать полиграфии с переменными данными, на сегодняшний день, чрезвычайно востребована для изготовления целого ряда индивидуальных, именных, полиграфических продуктов. К переменным данным относятся: фамилия, имя, отчество, адрес проживания или офиса, название компании, фотография, логотип, штрих-коды, qr-коды, а также цветовое дифференцирование финального полиграфического продукта.
Финансовый вопрос по этой услуге не является целью этой статьи, скажем лишь, что стоимость экземпляра с переменными данными рассчитывается в индивидуальном порядке и зависит от формата, типа бумаги, объема тиража, а также количества полей с переменными данными. Все вопросы относительно цены этой услуги вы можете прояснить у наших менеджеров.
Рассмотрим некоторые нюансы при подготовке материалов для передачи в типографию. Следует помнить, что правильно подготовленные макет и база данных, о них мы расскажем ниже, значительно ускоряют процесс печати вашего заказа.
Где используется персонализация?
Ежедневно, наша типография обрабатывает десятки заказов, где персонализация либо изначально запланирована клиентом, либо технологически оправдана. Давайте рассмотрим случаи, где без персонализации полиграфии невозможно обойтись.
- Персонально-идентификационная полиграфия — визитки, бейджи, пропуски с фото и т.п.
- Адресная рассылка — корреспонденция с общим текстовым контентом для разных адресатов.
- Персонализированная рассылка — корреспонденция с общим текстовым контентом, но с упоминанием персональных данных каждого адресата (например, имени и отчества).
- «Транзакционная» печать — личные счета, отчетность, финансовые документы личного типа.
- Издания вариативного типа — пожалуй, самый сложный вид персонализированной печати. В данном случае можно наносить элементы текста, схем, графиков, изображений или таблиц на печатные материалы любого объема.
Термин Персонализация обычно применяется тогда, когда надо создать много одинаковых макетов в едином дизайне. Также иногда используется термин Персонификация. Самые распространённые случаи, где используется персонализация — это визитки и приглашения. Шаблон единый, а фамилии, телефоны и т. д. — разные. Нумерация — это частный случай персонализации (разные номера). Также используют персонализацию для создания именных конвертов, пропусков, бейджей, сертификатов, дипломов, купонов, бланков и именной подарочной упаковки.
Что надо предоставить в типографию?
Тут всё просто — 2 вещи: шаблон (макет) изделия и базу для персонализации (файл с переменными данными). Т.к. персонализация в типографии EGF (Еврографика) делается в Индизайне (Adobe Indesign), то макет должен быть именно в нём. Кроме того, шрифт, которым будут писаться переменные данные, должен быть предоставлен или известен заранее. В общем, всё, что касается подготовки и предоставления макета, подробно изложено в наших техтребованиях. А вот про базу стоит рассказать более подробно.
База для персонализации.
Для того, чтобы подготовить базу данных для персонализации, надо сначала тщательно продумать и грамотно подготовить базовый макет, либо техническое задание на его разработку. На примере визитки мы рассмотрим некоторые из нюансов.
К сожалению, чаще всего клиент не придаёт особого значения этой работе и выбирает не очень квалифицированных дизайнеров. Таким образом, сначала создаётся оригинал-макет по типу, как на картинке ниже, и на первый взгляд, всё идеально! Но давайте рассмотрим макет придирчиво.
Для профессионала очевидно, что дизайнер создал макет не продумав использование длинных фамилий или должностей и этим УЖЕ заложил серьёзную проблему. После создания дизайна визитки, дизайнер утвердил её у заказчика или, если он работает в штате, у своего руководства, которые оценили лишь эстетический аспект не вникая в то, как будет выглядеть визитка сотрудника с длинной фамилией, именем или должностью. Пока, вроде, ничего страшного не произошло, и дизайнер продолжает получать свою зарплату, запихнув к себе в портфолио проект с разработанным фирменным стилем.
Далее, в нашу типографию передаётся этот макет и список фамилий, имён и должностей. И вот тут, сразу, эта проблема предстаёт во всей своей красе — становится очевидным, что не все предоставленные фамилии, имена и должности помещаются в отведённые для этого места…
Что послужило причиной столь “халатного” отношения к работе со стороны дизайнера не будем обсуждать — не об этом статья, да это и не важно в данном случае. Важно, чтобы каждый занимался своим делом, тогда и проблем не будет.
Ну что за мода пошла писать должности человека не одним-двумя словами, а целыми предложениями!? Кому это нужно? Куда всё это вписывать?
Теперь про саму базу
Стандартный формат базы данных для предоставления в типографию — это таблица в формате CSV в кодировке Unicode (обычная!) и с разделителями «табуляторы». Сохранить базу в этом формате можно, как в среде OpenOffice, так и в Microsoft Exсel.
К созданию базы данных надо подходить очень внимательно и аккуратно! (см. картинку выше).
Таблица должна содержать только ОДИН ЛИСТ и только те данные, которые нужны для персонализации. Ничего лишнего в вашей таблице быть не должно!
Первая строка вашей таблицы должна содержать ТОЛЬКО названия столбцов латиницей — это и есть переменные, которые мы будем использовать в макете, а все ячейки ниже должны содержать только ту информацию, для которой они предназначены (Имя, тел. и т.д.) и не должны состоять из нескольких строк! Каждая строка, в процессе персонализации, автоматически воспринимается, как следующая запись и содержимое ячейки берётся и вставляется в макет полностью.
Текстовый блок, в который это содержимое помещается, по размеру везде один и тот же, поэтому текст, в случае неправильного оформления базы, перенесётся как попало и появятся «висячие» предлоги, строчки и тире или результат просто будет выглядеть некрасиво.
Как видно на нашем примере, сначала идёт Фамилия и потом Имя. Если вам нужно, чтобы Фамилия следовала за Именем, то тогда так и нужно писать в таблице.
При этом, нужно понимать следующее: там, где нет информации (тел/адрес) всё равно будет пустая строчка т.к. программа персонализации не анализирует содержимое ячейки из таблицы. Под каждую ячейку отведено своё место: там либо есть информация, либо нет и это место никуда не девается. Если хотите, чтобы всё выглядело аккуратно — предусмотрите отсутствие каких-либо данных заранее в макете.
Есть ещё несколько важных моментов: программа персонализации может не корректно воспринимать некоторые “нестандартные” символы такие как длинное тире, кавычки “ёлочками” и т.д. вместо этих символов появляются знаки вопросов. Также иногда могут появиться лишние знаки в случаях когда в ячейке (обычно в самом начале) присутствует какой-то “мусор”. Excel его не показывает и всё в экселе выглядит хорошо, но после персонализации этот “мусор” появляется.
Отдельный момент — это нули в начале записей (т.н. lead zero). Иногда при нумерации часто возникает надобность соблюсти разрядность (количество знаков) в числе. Но для компьютера «000001» и просто «1» — это ОДНО И ТО ЖЕ число и все нули будут отброшены! Чтобы этого избежать, необходимо перевести тип содержимого таких ячеек из разряда «числовой» в разряд «текстовый».
Персонализация с использованием изображений
Если мы делаем бейджи (или пропуска) с фотографиями сотрудников, без персонализации с изображениями нам не обойтись. При персонализации картинками нужно соблюдать следующие условия:
- картинки должны называться как можно проще, латиницей и ни в коем случае не использовать в названии спец. символов и/или национальных символов. Идеальным будет название по принципу: «не более 8 символов и через точку на три буквы». 🙂
- все картинки должны иметь одно и то же соотношение сторон. В противном случае некоторые «не форматные» картинки будут либо обрезаны, либо будут явно выделяться на фоне остальных.
- каждая картинка должна чётко соответствовать своей записи. То есть, в базе для персонализации помимо столбцов с данными (имена, тел.) должен присутствовать столбец с названиями картинок.
Полностью отследить все выше перечисленные моменты не возможно, поэтому ещё раз обращаю ваше внимание на то, что к созданию списка (базы) для персонализации следует подходить очень внимательно и аккуратно. В противном случае, вам придётся оплачивать одну и ту же работу многократно.
В случае необходимости, специалисты типографии EGF (Еврографика) готовы проконсультировать вас по всем вопросам, а также оказать содействие в подготовке необходимых файлов. Если в виду определённых причин эта статья не оказалась для вас полезной, вы можете составить подробное техническое задание по созданию макета для наших дизайнеров и передать нам переменные данные в виде таблицы Excel. Мы будем работать в строгом соответствии с вашими указаниями.
